#016: Zu viel Plan oder zu wenig? So gelingt Projektmanagement für Freelancer ohne Overhead

Projektmanagement für Freelancer: Warum die meisten Systeme nicht funktionieren

Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Go Crazy – Alles außer Schublade. Heute möchte ich mit dir über kleine und große Projekte sprechen. Genauer gesagt: über Projektmanagement für Freelancer, das wirklich im Alltag funktioniert. Denn das ist ja etwas, wo wir häufig den Überblick verlieren, weil unsere Projekte oftmals zu klein sind, einen großen Projektplan zu verdienen.

Lass mich dir zunächst den Kontext geben: Es geht um einen Teil meines persönlichen Wikis. Das persönliche Wiki ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann businessfähig gemacht. Luhmann hatte einen Zettelkasten, in dem er alle seine Ideen, seine Forschung, alles was er gelernt und gelehrt hat, auf kleinen Zetteln notiert und untereinander vernetzt hat. Er musste keine Silos bauen, um Informationen aufzunehmen, sondern konnte wirklich übergreifend und themenübergreifend damit arbeiten. Genau das fand ich so toll, dass ich das für mich nachgebaut habe. Aber businessfähig, weil einfach unsere Anforderungen heute als Entrepreneure, Fachführungskräfte, Solo- und Selbstständige andere sind.

Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer

Wenn ich ein Change-Projekt bei einem Kunden habe, dann dauert das auch locker mal ein Jahr. Ich begleite ihn, gehe immer mal wieder zu Workshops hin, führe Interviews, Reviews und Coachings durch. Dafür gibt es große Projektpläne, meist bei den Kunden selbst schon. Mein Teil ist nur ein kleiner Teil eines Projekts. Solche Pläne werden dann zum Beispiel mit Microsoft Projects gemacht. Du hast das vielleicht schon mal gesehen: so eine lange Timeline, ein Gantt-Chart, in dem jeder einzelne Schritt geplant ist. Da finde ich mich wieder. Da muss ich mir keine Sorgen machen, dass irgendwas hinten rüberfällt. Und meist bin ich auch nicht diejenige, die das Projekt managt, sondern nur das Teilprojekt, in dem ich da gerade arbeite. Da kann ich mich ganz an die Struktur bei meinem Kunden halten.

Wenn es aber um meine eigenen Projekte geht, dann bin ich da schnell mal ganz schön lost. Denn so einen großen Plan, wie in Microsoft Project, möchte ich mir gar nicht für jedes meiner eigenen Projekte aufsetzen. Das ist alles nicht ganz unkompliziert und vor allen Dingen lässt es sich gar nicht so einfach planen, wie ich das denn gerne möchte. Und das ist eigentlich das Schlimmste daran: das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.

Warum traditionelles Projektmanagement für Freelancer zu aufgebläht ist

Stell dir mal vor, du möchtest deine Website relaunchen, die braucht mal unbedingt wieder ein Upgrade. Dann gehst du doch natürlich nicht her und machst einen großen Plan, wann da was zu passieren hat, weil es auch oft gar nicht so lang dauern darf. Du wärst mit der Planung, mit dem Aufsetzen eines Projektplans und dem Nachhalten aller Tasks, die da drin anfallen, mehr beschäftigt als mit dem Relaunch der Webseite selbst.

Du müsstest hergehen und wirklich jeden einzelnen Schritt planen, obwohl nur du selbst an diesem Projekt arbeitest. Und genau das lässt dich in so eine Planungsschleife kommen. Du hast das vielleicht selbst schon mal erlebt, wenn du jemand bist, der sagt: Ich muss das erst einmal durchdenken, ich brauche da einen kleinen Plan. Dann bist du vielleicht anfälliger als andere Menschen dafür und hast es dann selbst schon mal erlebt, dass du dich verplant hast und gar nicht richtig anfangen konntest mit dem Arbeiten.

Und kaum hast du angefangen, hast du irgendwelche Punkte gefunden, die nicht mehr so funktioniert haben, wie du es mal ursprünglich geplant hast und schon musste der Plan wieder abgedatet werden. Dann hast du wieder einen halben Tag da gesessen und hast den Plan wieder aktualisiert. Dann hast du wieder ein bisschen am Thema arbeiten können, hast gemerkt, dass du irgendetwas anderes brauchst als du es vorher gedacht hast und das war im Plan nicht abgebildet. Du musst also den Plan wieder aktualisieren und spätestens da macht es keinen Spaß mehr. Da gehst du nicht mehr her und aktualisierst den Plan, sondern du gehst einfach fest auf Sicht und hast nur noch das, von dem du gerade eben weißt, dass es anfällt.

Die Herausforderung: Mehrere Projekte gleichzeitig als Freelancer managen

Und das ist auch keine gute Idee. Es gibt zu viel – das ist dieser riesige Projektplan – und es gibt zu wenig, nämlich auf Sicht fahren und nicht wenigstens wichtige Meilensteine drin haben. Das Blöde ist, wenn du dir heute irgendwelche Meilensteine machst, dann müsstest du ja tatsächlich irgendeine Art von Plan haben, zu wissen: Mensch, habe ich die jetzt geschafft oder nicht? Und genau das wollte ich beides nicht. Ich wollte nicht zu wenig, ich wollte nicht zu viel, ich wollte einen gesunden Mittelweg. Irgendetwas, was im Alltag wirklich nutzbar ist, wo ich mich nicht verzettle, indem ich zu viel plane und zu wenig an dem Thema arbeite und eben etwas, was wirklich lebbar ist, was nutzbar ist.

Denn machen wir uns mal nichts vor: Es ist ja nicht so, dass du mal eben nur deine Webseite überarbeitest und dann kannst du dir überlegen, was das nächste Projekt ist. Nein, wir haben doch immer vier, fünf Projekte gleichzeitig und müssen gucken, dass wir wirklich alle Welle in der Luft halten. Neben der Webseite ist es auch so, dass du deine Social-Media-Kampagne ganz neu aufsetzen musst, weil du gemerkt hast, dass sich irgendwo was geändert hat in einem Algorithmus. Du hast gemerkt, dass du tatsächlich jetzt endlich alle Informationen hast, die du brauchst, dein Buch zu schreiben. Alle Ideen hast du dir jetzt wirklich aufgeschrieben, am besten natürlich in deinem persönlichen Wiki. Aber dann brauchst du auch die Zeit und die Muße, die Ressourcen, die du haben musst, ein solches Buch zu schreiben. Auch das musst du planen können.

Du möchtest vielleicht einen neuen Vortrag passend dazu entwickeln. Oder, oder, oder. Es gibt so viel, was du im Business alleine tun kannst. Dann kommen natürlich noch deine Kunden und hoffentlich auch noch eine Familie. Also es ist nicht so, dass du zu wenig zu tun hättest, dass du zu wenig Projekte hättest. Ganz im Gegenteil. Oft ist es zu viel und es geht darum, dass du dich jetzt nicht noch mit Projektplanung so sehr verzettelst, dass du gar nicht dazu kommst, an diesen Dingen zu arbeiten, sondern dein System muss dir den Rücken freihalten, damit du eben mehr Zeit für Dinger hast, die wirklich wichtig sind. Und das ist nicht die Planung von Projekten, sondern Durchführung, abschließen, und danach die Dinge mit anderen Menschen verbringen, also wirklich gute Zeit verbringen. Und das ist keine Projektplanung.

Die Lösung: Projektmanagement für Freelancer ohne Silos

Ich denke, du kennst diese Probleme vielleicht sogar oder wenn nicht, dann kannst du sie zumindest nachvollziehen. Gut, jetzt habe ich also nach einem solchen System gesucht und habe mir das umgesetzt in meinem persönlichen Wiki und ich erzähle dir jetzt auch, wie ich das gemacht habe, wie das aussieht.

Also die goldene Regel an allem ist, dass ich meine Tasks nicht mehr sortiere. Wir sind immer darauf getrimmt. Ich würde es schon fast so sagen: Wir sind darauf getrimmt, dass wir unsere To-Dos in Silos sortieren. Ich habe das Projekt Webseite. Was muss ich jetzt für das Projekt Webseite tun? Dafür habe ich einen Container. Das ist dann meist in meiner alten To-Do-App, das war damals Todoist. Da habe ich dann ein Projekt gehabt, das hieß Webseite und darunter waren dann die Punkte sortiert. Da wusste ich dann, was wann zu tun ist. Die habe ich dann auch zeitlich so sortiert, dass das alles funktioniert hat, theoretisch. Dann habe ich das Projekt Buch und da habe ich auch alle To-Dos reingeschrieben.

Das Dumme ist natürlich, dass die To-Dos dann nicht aufeinander abgestimmt sind. Das heißt, ich mache so viel wie möglich für das Buch, ich mache so viel wie möglich für die Webseite, aber mein Tag hat auch nur 24 Stunden und schon komme ich hinten ran immer wieder raus. Das andere ist, dass die Projekte auch untereinander nicht so trennscharf wirklich voneinander abzuschneiden sind. Es kann sein, dass Inhalte von meiner Webseite fürs Buch relevant sind oder Inhalte vom Buch ich auf der Webseite schon mal anteasern möchte, damit ich das Marketing für das neugeschriebene Buch anfangen kann. Also ich kann im Grunde von jedem Projekt auf was anderes zugreifen. Inhalte von einem Kundenprojekt möchte ich anonymisiert in meinen nächsten Vortrag rüberbringen. Oder, oder, oder.

Es gibt so viel, was da an Überschneidungen kommt, wo du wieder geistigen Hirnschmalz reinstecken musst, geistige Kalorien verbrennen musst, das Ganze überhaupt zu organisieren. Denn wenn du sagst, ich möchte die Inhalte von dem Kundenprojekt anonymisiert auf die Webseite bringen als Fallbeispiel: In welchen Silo packst du denn das To-Do? Alleine die Zeit, darüber nachzudenken, macht es so unsinnig, das Ganze in Silos zu sortieren. Gut, also wir sortieren also überhaupt gar nicht mehr.

Wie tag-basiertes Projektmanagement für Freelancer funktioniert

Wer auch immer ein Rebell ist, ein Wiki-Nauten-Rebell, sortiert seine To-Dos einfach nicht mehr in Silos. Ich habe in meinem persönlichen Wiki eine Tagesnotiz. Die mache ich mir jeden Tag auf. Da sind jeden Tag Dinger drin, die immer wieder anfallen. Da sind die To-Dos drin, passend sortiert. Da sind Abfragen drin, die mir helfen, meinen Tag zu strukturieren. Da sind Abfragen drin, die mir helfen, den Überblick über alles zu bewahren. Und, und, und. Genau das ist das, was mir hilft.

Wenn ich also in meiner Tagesnotiz bin und mir irgendetwas einfällt zu einem Projekt, das ich gerade mache, dann will ich nicht erst in das Projekt reingehen, suchen in den Silo, mich durchwühlen, bis ich da bin, da aufzunehmen, was ich für ein To-Do hatte, was mir da eingefallen ist. Ich will das direkt da machen, wo ich bin. Und genau das ist mein zentrales Element. Ich mache alles da, wo ich gerade bin, nämlich in meiner Tagesnotiz. Das ist das, was am häufigsten offen ist. Das ginge auch in jeder anderen. Es wäre im Grunde total egal, zentral, denn mit dem System, was ich habe, kannst du deine To-Dos überall hinlegen und sie kommen immer wieder.

Praxisbeispiel: So nutze ich Tags für mein Projektmanagement als Freelancer

Wie sieht das jetzt im Detail aus? Mal angenommen, ich hatte für mein eigenes Projekt Buch, Buchtitel A, B, C, eine Idee, die ich da unbedingt mit aufnehmen wollte. Dann schreibe ich mir die einfach in meine Tagesnotiz rein und sage: Oh, Buchtitel A, B, C. In das Projekt möchte ich mit aufnehmen: Ich nehme die Zahlen aus dem Fallbeispiel von Kundenprojekt, Projektname A, B, C. Aus diesen Dingen habe ich Tags gemacht und das macht es so interessant.

Ich schreibe jetzt also dieses To-Do in meine Tagesnotiz und versehe das mit beiden Tags. Mit dem Tag für mein eigenes Buchprojekt und mit dem Tag für das Kundenprojekt. Das heißt, ich komme von beiden Wegen, egal ob ich vom Buch her suche oder vom Kundenprojekt her komme, komme ich immer wieder auf dieses To-Do, dass ich das anonymisierte Fallbeispiel für das Buch aufbereiten möchte. Ich muss auch nicht überlegen: Sortiere ich das jetzt zum Buchprojekt oder zum Kundenprojekt ein? Es liegt ja schließlich in meiner Tagesnotiz und ist dynamisch durch die Tags beiden Projekten zugeordnet.

Flexibilität durch zeitbasierte To-Dos im Projektmanagement für Freelancer

Und jetzt wird es noch besser, denn ich kann mir jetzt auch ein Datum dazuschreiben, wann ich das machen möchte. Ich kann aber auch sagen, dass ich das in der nächsten Woche vielleicht machen möchte oder erst im nächsten Monat. Vielleicht habe ich aber auch erst Anfang nächsten Jahres Zeit dafür. Das kann ich mir alles da hinterlegen und dann melden sich meine To-Dos genau dann, wenn sie fällig sind.

Wenn ich also sage: Liebes To-Do, ich habe erst Anfang nächsten Monats Zeit, mit dir zu arbeiten, dann bekommt es auch wieder einen Marker Anfang nächsten Monats und dann meldet es sich bei mir allein durch die Sortierung und durch das Tagging, wenn ich die Zeit dafür habe. Genauso ist es, wenn ich ein bestimmtes Datum hinterlege – manchmal kann ich das ja sogar tatsächlich – und hinterlege dann ein Datum, an dem ich damit arbeiten möchte oder wenigstens abschätzen möchte, abschätzen können möchte, wann es denn wirklich so weit ist.

Das ist ja etwas, was wir in dem Projektplan nicht machen könnten, zu sagen: Am 1. 12. diesen Jahres möchte ich überlegen, wann geht es denn mit dem Buchprojekt weiter? Wann will ich denn dem Verlag das Exposé schicken? Dann muss ich nicht am 1. 12. das Exposé schicken, sondern ich kann mir einfach den Marker da hinlegen, zu sagen: Ich möchte dann überlegen, weil ich dann besser einschätzen kann, wie sieht es in meiner Projektlandschaft überhaupt aus? Was kann, will und werde ich denn jetzt tun und in welcher Zeit? Das heißt, dieses System ist maximal flexibel, auch wenn ich noch nicht sagen kann, gibt es irgendwelche festen Daten oder nicht.

Wie To-Dos sich von selbst melden: Smartes Projektmanagement für Freelancer

Die To-Dos melden sich also, sobald sie fällig sind. Das ist tatsächlich so: Ich muss also nicht lange suchen. Ich muss einfach nur in meine Liste gucken und sehen, was ist denn Anfang nächsten Monats fällig? Und dann sehe ich das sofort und habe sofort alles parat. Ich habe also in meiner To-Do-Liste immer nur die Sachen, die wirklich gerade fällig sind und nicht das, was noch in zwei Monaten sein muss und ich jetzt noch gar nicht anfassen muss. Das macht mir die To-Do-Liste nur unnötig groß, bläht sie auf und bremst mich. Wenn ich das sehe, dass meine To-Do-Liste so lang ist, wenn ich scrollen muss, dann habe ich schon echt einen inneren… Da habe ich die Hemmung, da möchte ich nicht mit arbeiten mit einer so langen To-Do-Liste. Die muss schön kurz sein und das ist sie dadurch auch.

Routinen einbauen: Wiederkehrende Aufgaben im Projektmanagement für Freelancer

Das nächste, was ich machen kann, sind Routinen. Wenn ich weiß, ich möchte jeden Montag morgen darauf gucken und überlegen, was habe ich für meine Buchhaltung in diesem Monat zu tun? Dann habe ich jeden Montag morgen in meiner To-Do-Liste: Hey, schau mal auf deine Buchhaltung drauf. Und dann weiß ich ganz genau, da fällt nichts hinten runter.

Auch das lässt sich wunderbar da abbilden und ich muss mir nicht immer merken: Hab ich das denn da drin? Habe ich wirklich alles gemacht? Habe ich irgendetwas vergessen? Denn das ist ja das, was mich im Grunde im Alltag bremst.

Die rote Ampel: Wie du im Projektmanagement für Freelancer nichts vergisst

Und das Letzte und was mir wirklich absolute Ruhe, innerliche Ruhe gibt, ist, dass ich mir anschauen kann: Gibt es denn zu einem Projekt offene Tasks? Das muss ich vielleicht ein bisschen genauer erklären, denn es könnte ja sein, dass ich ein Projekt habe, was gerade läuft und hätte es bei mir den Tag Ongoing, das heißt, ein laufendes Projekt. Im Gegensatz dazu wäre ein geschlossenes, also Closed-Projekt und es hätte dann diesen Tag. Und ich muss natürlich schauen, dass ich zu allen Projekten, die gerade laufen, also den Tag Ongoing haben, auch wenigstens ein offenes To-Do habe, denn ansonsten läuft dieses Projekt ja leer. Dann habe ich da nichts weiter gemacht und weil ich mich eben nicht so sehr in die Struktur rein fuchsen möchte, ich möchte nicht immer wieder in die Silos gehen und gucken: Habe ich denn da noch irgendetwas zu tun? Gibt es noch irgendetwas, was ich da machen muss? Ich möchte das ja dynamisch halten.

Ich kann einfach abfragen und sagen: Du hast hier ein Projekt, das ist ongoing. Gibt es dafür noch mindestens ein offenes To-Do im gesamten Wiki? Und dann sucht diese Abfrage das durch und gibt mir aus: Es gibt wenigstens ein offenes To-Do und hier kannst du sie dir alle anschauen. Und genau das ist der Sinn der Sache. Das macht mir maximale Freiheit, denn ich kann mit einem Blick erkennen, ob alle meine Projekte wirklich noch laufen oder ob ich irgendetwas vergessen habe, ob irgendwas hinten runterfällt.

Und sobald da die Ampel auf Rot ist – tatsächlich habe ich mir das mit einer Rot-Grün-Anzeige aufgebaut – sobald da die Ampel auf Rot ist, weiß ich, ich muss sofort in das Projekt reingehen, muss sofort gucken, was gibt es da als Nächstes zu tun oder ist es vielleicht einfach abgeschlossen? Und dann fällt mir da nichts hinten runter.

Wie du dieses System für dein Projektmanagement als Freelancer übernehmen kannst

Das Ganze ist natürlich jetzt ein bisschen abstrakt. Ohne, dass ich dir das zeigen kann, ist es ein bisschen schwierig, das alles nachzuvollziehen. Es ist für mich dann auch schwierig, das Ganze zu erklären. Deswegen werde ich einen Workshop veranstalten. Am 12. November zeige ich in der Wiki-Nauten-Community, wie das Ganze funktioniert. Und anschließend gibt es auch den Vault zum Download.

Du weißt, ich mache das Ganze in Obsidian und da wird das Ganze in Vaults gespeichert. Den kannst du dir dann runterladen mit allen Abfragen, mit allen Tags, mit allem, was ich da in Struktur habe, damit du es einfach Copy und Paste für dich übernehmen kannst.

Dein nächster Schritt zu besserem Projektmanagement für Freelancer

In der Wiki-Nauten-Community gibt es mehrere Mitgliedschafts-Möglichkeiten. Dieser Workshop, so wie ich ihn gerade genannt habe, wird für die Premiummitglieder stattfinden. Wenn du Free-Member bist oder sein möchtest, steht dir im Anschluss eine Präsentation dazu zur Verfügung. Da ist auch alles erklärt, aber eben nicht in Videoform.

Schau doch mal bei den Wiki-Nauten rein. Ich habe dir das auch unten noch in den Show Notes verlinkt. Vielleicht ist das was für dich. Vielleicht möchtest du auch schauen, wie du dir dein persönliches Wiki aufbauen kannst und wie du da all deine Projekte und To-Dos handeln kannst, sodass sie dich nicht mehr belästigen, sondern eher für dich arbeiten.

Schau mal rein und dann sehen wir uns vielleicht da. Ich wünsche dir eine gute Zeit bis dahin. Mach's gut.