#015: Schluss mit Kalenderchaos – Warum Kalender synchronisieren für Freelancer so verdammt kompliziert ist (und wie es jetzt geht)
Go crazy
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Kalender synchronisieren für Freelancer – das klingt nach einem trivialen Problem, oder? Ist es aber nicht. Bevor ich dir erzähle, wie ich dieses Problem gelöst habe, muss ich kurz ausholen. Denn wenn mir jemand vor ein paar Jahren gesagt hätte, dass ich mal Software entwickeln würde, hätte ich demjenigen den Vogel gezeigt.
Damals in der Schule, mitten im Schuljahr gewechselt, landete ich in einer Informatik AG. Nicht aus Interesse, sondern weil nur dort noch Plätze frei waren. Neben mir saß eine Mitschülerin, die stolz ihren selbst programmierten Taschenrechner präsentierte. Schwarzer Bildschirm, grüne Schrift, kryptischer Code. Ich verstand kein einziges Wort. Die anderen hatten ein halbes Jahr Vorsprung und ich fühlte mich komplett verloren. Meine Lösung damals: Flucht in die Koch AG. Lieber ein halbes Jahr kochen als sich mit diesem Zeug auseinandersetzen.
Heute, über 15 Jahre später als Freelancerin, habe ich tatsächlich PHP gelernt und eine komplette Software entwickelt. Was sich verändert hat? KI-Tools wie Claude, die mir alles erklären können. Mein wichtigster Prompt in den letzten Monaten war: Erkläre mir das genauer. Statt stundenlang zu recherchieren, alle möglichen Funktionen und Bibliotheken zu suchen, konnte ich einfach fragen: Hey, das und das möchte ich erreichen, gibt es dafür schon eine Bibliothek? Wie könnte ich das in einer Funktion abbilden? Der Rechercheaufwand, das Testing, das Drüberschauen – alles wurde so viel schneller.
Das Kalenderproblem jedes Freelancers
Aber zurück zum eigentlichen Thema: Kalender synchronisieren für Freelancer. Ich bin seit über 15 Jahren selbstständig und arbeite in verschiedenen Kundenprojekten. Das heißt, ich muss auf die Infrastruktur meiner Kunden zurückgreifen – ihre Ordner, ihre E-Mail-Systeme, ihre Kalender. Meistens ist es Outlook, ich bekomme eine E-Mail-Adresse wie stephanie.external@firmenname.com und natürlich einen eigenen Kalender bei diesem Kunden.
Den Zugang bekomme ich entweder über einen physischen Laptop, den mir der Kunde in die Hand drückt, oder über einen Virtual Desktop mit VPN-Zugang. Beides hat den gleichen Effekt: Ich arbeite in einer isolierten Umgebung. Die Sicherheitsbestimmungen der Firma sind eingehalten, aber ich bin komplett abgeschnitten von meinen anderen Kalendern.
Das ist erstmal praktisch. Die Ansprechpartner beim Kunden schauen in meinen Kundenkalender, sehen wann ich Zeit habe und buchen Termine – für den Jour fixe, für kurze Absprachen, für Deadlines, für Town Hall Meetings. Sie haben ja gar keinen Zugriff auf meinen privaten Kalender. Logisch.
Wenn ein Projekt noch überschaubar ist
Das Dumme ist: In meinem privaten Kalender habe ich Termine, die im Kundenkalender nicht auftauchen. Ich müsste mich zu Beginn eines Projekts hinsetzen und alle meine privaten Termine initial übertragen und wenigstens anonym blocken. Niemand muss ja wissen, wann ich zum Zahnarzt gehe oder was ich privat mache.
Andersrum genauso: Wenn ich beim Kunden Termine habe, möchte ich auch in meinem privaten Kalender die Zeiten geblockt haben. Damit nicht passieren kann, dass ich mich mit Freunden zum Kaffee verabrede und dann erst merke: Oh Mist, da habe ich eigentlich einen Kundentermin.
Bei einem Projekt ist das noch ganz okay. Das kriegt man manuell vielleicht noch hin, auch wenn man sich manchmal ärgert, weil Termine verschoben werden oder kurzfristig neue dazukommen. Manchmal steht man dann da und hat es gar nicht mitgekriegt. Blöder ist, wenn man nicht dasteht, obwohl man eigentlich da sein sollte.
Das Chaos beginnt bei zwei Projekten
Richtig witzig wird es erst bei mindestens zwei Projekten. Dann hat man mindestens drei Umgebungen: die eigene und die der beiden Kunden, Kunde A und Kunde B.
Jetzt möchte Kunde A wieder einen Termin buchen für eine kurze Absprache. Er schaut in den Kalender, den ich bei Kunde A habe und sieht: Mensch, Montag 10 bis 11 Uhr ist frei, das buche ich mal. Jetzt habe ich aber bei Kunde B da schon einen Termin. Der ist dort geblockt, aber Kunde A weiß davon nichts, denn er hat natürlich keinen Zugriff auf den Kalender von Kunde B.
Also müsste ich alle Blöcke, die ich von Kunde B habe, in den Kalender von Kunde A als anonymen Block eintragen. Ich müsste ihn auch in meinen privaten Kalender eintragen und damit auch dort die Zeiten blocken.
Warum einfaches Weiterleiten nicht funktioniert
Das Blöde ist: Die Termine einfach weiterzuleiten ist datenschutzrelevant. Das ist nicht so einfach möglich. Ich kann nicht von Kunde A den Termin einfach an Kunde B weiterleiten und andersherum. Denn dann kommt mein Account des jeweiligen Kunden in der Teilnehmerliste des Termins vor.
Das heißt, schon alleine das Geheimnis darüber, wer in meiner Kundenliste ist, ist damit nicht mehr gewahrt. Wenn ich einen Einzeltermin weiterleite, sieht das vielleicht nur ein Mensch. Aber wenn ich ein Town Hall Meeting weiterleite, können das möglicherweise 300 oder 400 Menschen sehen, dass ich auch einen Account bei Kunde B habe, also wahrscheinlich mit Kunde B zusammenarbeite. Das geht einfach nicht. Darüber brauchen wir gar nicht diskutieren.
Ich muss also anonyme Blöcke in meinem Kalender haben. Und hier kommt der Calendar Butler ins Spiel.
Die Lösung: Calendar Butler als Blackbox
Der Calendar Butler ist eine Software, die in der Mitte wie eine Blackbox steht. Es kommt ein Termin von Kunde A rein. Der Calendar Butler wird einfach eingeladen wie ein ganz normaler weiterer Teilnehmer. Dann macht er daraus einen neuen Termin. Er schickt ihn also nicht einfach weiter, er baut ihn nach – aber mit anonymem Betreff und ohne alles, was nicht weitergeleitet werden muss.
Alle weiteren Empfänger des Termins – also wenn bei Kunde A Martin Müller, Bärbel Baur und Cecilie Soundso dabei sind – die würden normalerweise alle weitergeleitet werden. Das passiert mit dem Calendar Butler nicht. Der baut das ohne weitere Empfänger nach. Der nimmt auch den Betreff weg. Wenn da steht Infineon Budgetplanung, würde natürlich auch bei Kunde B jeder denken: Oh, Kunde A ist Infineon. Das geht also auch nicht.
Das heißt, ich kann einen anonymen Betreff setzen und sagen: Alle Termine, die von Kunde A kommen, haben den Betreff 123. Einfach nur etwas ganz Anonymes, irgendetwas, was ich mir merken kann. Wenn bei mir 123 steht, weiß ich: Ah, das ist die Kundennummer von Kunde A, ich muss mich in die Umgebung von Kunde A bewegen. Und wenn 234 steht, dann ist das die Kundennummer für Kunde B.
Wie der Calendar Butler im Detail funktioniert
So macht er das für Einzeltermine, für Serientermine, für Absagen, für Verschiebungen, für alles Mögliche. Man muss nur noch hergehen und diesen Termin in den anderen Kalendern annehmen. Auch das geht mit manchen Programmen automatisch, dass man sagt: Termine, die vom Calendar Butler kommen, nehme ich automatisch an. Dann ist der Kalender sofort geblockt.
Das heißt, meine Kundenkalender sehen so aus: Die eigenen Termine innerhalb der Umgebung von Kunde A haben die Betreffzeilen, wie sie auch eingeladen wurden. Die Termine, die geblockt sind für andere Kunden oder privat, haben die Kundennummer als Betreff. Das ist etwas, was nur mir selbst etwas sagt. Da ist keine Information drin, die für irgendjemanden sprechend ist, wo sich irgendjemand etwas zusammenreimen kann.
Der Calendar Butler ist derjenige, der eingeladen hat. Es stehen keine weiteren Namen, keine weiteren Details, keine Zugangsdaten da. Es ist einfach nur ein geblockter Termin in meinem Kalender. Kunde A weiß dann: Na ja gut, da ist sie einfach geblockt mit irgendetwas, was ich nicht weiß, aber das ist egal. Sie ist zu dieser Zeit einfach nicht verfügbar.
Entspannt in den Tag starten
So einfach kann das sein. Seitdem ich den Calendar Butler habe, kann ich ganz entspannt morgens in den Tag starten. Denn seien wir mal ehrlich, das Problem ist ja häufig: Oh, habe ich jetzt wirklich hier alle Termine? Habe ich irgendwas verpasst? Mist, hier muss ich mich erst mal anmelden übers VPN, dauert das fünf Minuten? Wie mache ich das jetzt am besten? Oh nein, hier ist eine Doppelbuchung, ich habe es einfach nicht mitgekriegt. Jetzt muss ich den irgendwie verschieben.
Es ist einfach nur Stress. Und diesen Stress mache ich mir nicht mehr. Da habe ich keine Lust drauf. Im Grunde habe ich also ein Tool entwickelt, das ich gerne nutzen möchte und das ich mir tatsächlich schon lange gewünscht habe.
Vom persönlichen Problem zur Lösung für andere
Als ich vor ein paar Monaten damit angefangen habe, habe ich ein paar Kollegen davon erzählt. Die waren sofort Feuer und Flamme. Einer von denen sagte so etwas wie – es gibt so ein Meme von den Simpsons, wo jemand mit Geldscheinen wedelt und der Text lautet: Shut up and take my money. Das ist im Grunde ganz süß. Ich glaube, dass viele Menschen genau so etwas gesucht haben.
Die Kollegen sind dann Tester geworden und haben mir wunderbares Feedback gegeben, was noch nicht so intuitiv war, wo irgendetwas noch nicht funktioniert hat. Ich konnte das dann ganz wunderbar beheben und habe den Calendar Butler immer weiterentwickelt.
Der Launch und wie es weitergeht
Letzten Mittwoch ist er live gegangen. Ich habe erst einmal 50 Menschen auf die Plattform gelassen, damit ich sicher sein kann, dass wirklich alles gut funktioniert. Ich möchte die Protokolle lesen. Das ist zwar alles anonym, aber ich kann natürlich sehen: Sind wirklich so viele Termine reingegangen, wie sie dann rausgehen sollten? Hat das alles funktioniert? Gibt es irgendwelche Fehlermeldungen?
Tatsächlich läuft nach einer Woche alles wunderbar stabil. Es ist noch Luft nach oben. Das System ist momentan skalierbar auf 15.000 Menschen. Da muss ich eine kleine Codeanpassung vornehmen, an die mache ich mich jetzt.
Den nächstenSoft Launch mache ich am nächsten Freitag. Heute ist Mittwoch, der 22. Oktober. Am Freitag lasse ich die nächsten 50 Menschen drauf, damit auch die gucken können und ich beobachten kann: Ist da wirklich alles in Ordnung? Und dann mache ich die Türen endgültig auf für alle.
Deine Einladung zum entspannten Kalender-Management
Wenn du dir das auch schon immer gewünscht hast, dann schau dir mal die Seite an: [kalenderbutler.com](http://kalenderbutler.com). Ich verlinke sie dir in den Show Notes. Wenn du dabei sein möchtest bei den nächsten 50, dann schreib mir einfach. Auf der Seite ist ein Button, da klickst du drauf, das ist so ein Mailto-Button. Du brauchst die Mail nur abschicken, ich habe dann deine Mail-Adresse und komme auf dich zu.
Jetzt weißt du, was der Calendar Butler ist, was er tun kann. Er macht dir einen ganz entspannten Tag, weil du überall gepflegte Kalender hast. Und wenn ich dich da sehe, freut mich das, denn vielleicht ist das genau etwas, was du gesucht hast.
Ich wünsche dir viel Spaß, hab einen guten Tag und bis bald.